En una reciente entrevista, estuvo con nosotros en el espacio de Docentes Digitales, Yoselyn Solano, experta creadora de contenido y embajadora oficial de Notion, donde conversamos sobre un tema crucial en la actualidad: el reto de mantener la organización en nuestra labor docente. En un contexto donde gestionamos múltiples cursos, listas de alumnos y materiales, contar con un ecosistema digital centralizado se ha convertido en una herramienta fundamental para optimizar nuestra gestión educativa.
El objetivo de este artículo es compartirles cómo esta herramienta puede transformar nuestra gestión educativa. Yoselyn Solano, quien domina la herramienta a la perfección, explicó desde los conceptos más básicos hasta el uso de inteligencia artificial, dejando claro que Notion es un sistema digital completo.
¿Qué es exactamente Notion?
Para entender Notion, Yoselyn Solano invita a pensar en cómo organizábamos información antes: utilizábamos agendas físicas, diarios, libretas o cuadernos para anotar nuestros pendientes. Notion permite trasladar ese cuaderno físico a un “ecosistema digital”. Esto significa que podemos llevar nuestra organización en la laptop, el celular, la tablet o la computadora de escritorio, centralizando todo en un solo lugar.
En su nivel más básico, sirve para hacer listas de tareas sencillas (como una lista de compras o pendientes personales) donde simplemente marcamos un “check” cuando completamos algo. Sin embargo, su potencial va más allá. Permite crear sistemas de organización complejos para el trabajo, gestión de proyectos y, crucialmente para nosotros, la organización de cursos y materiales educativos, ya sea que trabajemos de manera solitaria o en equipos grandes.
El Gran Beneficio: Notion Plus Gratuito para Docentes
Una de las noticias más impactantes y valiosas, es el beneficio exclusivo que existe para el sector educativo. Normalmente, las herramientas digitales tienen planes básicos limitados y planes “Pro” o “Plus” que cuestan dinero. Sin embargo, Yoselyn Solano reveló que Notion ofrece el plan Plus totalmente gratis para docentes y estudiantes.
¿Cómo se obtiene? Muy sencillo. Al momento de registrarnos en la plataforma (notion.so), debemos seleccionar que el uso será “educativo”. Lo principal es iniciar sesión o registrarse utilizando el correo institucional de nuestra escuela o universidad. Al hacerlo, se activa automáticamente este plan que da acceso a funciones avanzadas, mayor capacidad de almacenamiento y herramientas que en una cuenta gratuita personal estarían limitadas, permitiéndonos gestionar nuestras clases sin preocuparnos por pagos.
¿Cómo funciona? La Magia de los Bloques
Para quienes nunca han usado la herramienta, puede parecer intimidante al principio porque es como un lienzo en blanco. Sin embargo, la experta explicó que Notion es muy amigable. Todo dentro de la herramienta se construye a través de bloques.
Imaginemos que estamos escribiendo en una página. Un párrafo de texto es un bloque, una imagen es otro bloque, un enlace es otro bloque. Todo se puede mover y reestructurar fácilmente. Yoselyn Solano mostró un truco esencial que ella llama la “varita mágica”: el uso de la tecla slash ( / ).
Al escribir un slash en la página, se despliega un menú con todas las opciones disponibles. Si quiero agregar un título, escribo / y selecciono título; si quiero una imagen, escribo /imagen; si quiero una lista de tareas, escribo /lista. Incluso podemos agregar elementos divertidos como GIFs, videos o documentos. Esta estructura por bloques es lo que hace que la herramienta sea tan flexible, permitiéndonos diseñar nuestras páginas exactamente como las necesitamos, sin saber nada de programación.
Gestión de Cursos: Bases de Datos y Organización
Uno de los puntos más relevantes para nosotros como docentes es la capacidad de organizar múltiples materias. A menudo, los profesores de educación superior trabajamos en varias universidades, con diferentes horarios y enlaces de Zoom, lo que puede causar un caos administrativo.
Aquí es donde entran las Bases de Datos de Notion. Yoselyn Solano las comparó con Excel, pero con un enfoque más visual y organizado. En lugar de tener archivos de Excel dispersos por todas partes, en Notion podemos crear una base de datos centralizada para nuestros cursos. Por ejemplo, podemos tener una columna con el nombre de la materia, otra con el semestre (ej. 2026-1), y dentro de cada entrada, guardar toda la información de ese curso específico.
Lo genial es que estas bases de datos permiten adjuntar todo tipo de archivos. Podemos insertar documentos de Google Drive, PDFs, diseños de Canva o archivos de Figma directamente en la página del curso. De esta forma, tenemos una recopilación de todos los documentos importantes en un solo lugar, evitando la pérdida de información y el desorden digital.
Colaboración y Privacidad: ¿Una alternativa a Google Classroom?
¿Se puede usar Notion como una especie de Google Classroom? La respuesta es sí, y ofrece mucha flexibilidad. Podemos crear una página que funcione como un aula virtual donde los alumnos ingresen para ver información, descargar lecturas e incluso subir sus tareas.
También podemos gestionar los permisos de manera muy precisa. Se trata de accesos mediante correo electrónico en lugar de contraseñas. Podemos invitar a un alumno específico para que vea una página, o generar un enlace público.
Existen diferentes niveles de permiso:
- Solo ver: Ideal para compartir temarios o lecturas sin que nadie borre nada por error.
- Comentar: Para recibir retroalimentación.
- Editar: Útil si queremos que los alumnos trabajen colaborativamente en un proyecto.
Además, se pueden integrar formularios para que los estudiantes llenen información que se vacíe directamente en una base de datos de Notion, facilitando la recolección de tareas o datos administrativos.
Publicar como Sitio Web y Analíticas
Una función que me sorprendió, es la capacidad de convertir cualquier página de Notion en un sitio web público en cuestión de segundos. Si creo, por ejemplo, una página con el temario del curso, mi biografía y los recursos necesarios, puedo ir al botón de “Compartir”, seleccionar “Publicar” y la herramienta genera un enlace web (un dominio de Notion) que puedo enviar a cualquier persona.
Lo más interesante es que los alumnos no necesitan tener una cuenta de Notion para ver este sitio web; funciona como cualquier página de internet. Además, en los planes avanzados (como el Plus que obtenemos gratis), podemos ver estadísticas: cuántas personas entraron a ver la página, en qué días y a qué horas, lo cual es excelente para monitorear si los estudiantes están revisando el material.
Inteligencia Artificial: Notion AI
Yoselyn Solano hizo una demostración en vivo de la Inteligencia Artificial integrada en la plataforma, y debo decir que es impresionante. Notion AI responde preguntas y además construye directamente dentro de la herramienta.
En el ejemplo que vimos, Yoselyn Solano le pidió a la IA (a través de un botón en forma de destellos o carita) lo siguiente: “Crea una página de organización para mi rol de docente que voy a dictar cuatro cursos para el semestre 2026-1”. En segundos, la IA generó una estructura completa con objetivos, bloques de tiempo, checklists, sistemas de evaluación y bitácoras.
Esto ahorra horas de trabajo manual. Incluso podemos pedirle que lea un PDF extenso y haga un resumen, o que transcriba y resuma reuniones largas. Es como tener un asistente virtual que ayuda a estructurar nuestras clases y materiales administrativos.
El Mundo de las Plantillas
Finalmente, para quienes no queremos empezar desde cero, existe el Notion Marketplace, un banco con más de un millón de plantillas creadas por la comunidad. Hay plantillas para todo: desde listas de tareas básicas hasta sistemas complejos para escribir libros, gestionar finanzas personales o gamificar el aula.
Sin embargo, Yoselyn Solano dio un consejo de oro: evitar la acumulación de plantillas. Es un error común descargar docenas de plantillas que nunca usaremos. Lo mejor es buscar una que resuelva una necesidad específica (por ejemplo, “planificación de clases”), probarla y adaptarla. Es mejor empezar con algo sencillo y gratuito antes de saltar a plantillas complejas con fórmulas avanzadas.
Notion es una herramienta que debe adaptarse a nosotros. El objetivo es facilitarnos la vida, sin complicarla. La recomendación es empezar poco a poco, quizás con una simple lista de tareas, y explorar la herramienta gradualmente para evitar el abandono.
Con su capacidad de organizar, gestionar bases de datos, integrar inteligencia artificial y publicar sitios web, todo bajo un plan gratuito para docentes, Notion se perfila como un aliado indispensable para la educación moderna.
Referencias
- Docentes Digitales. (2026). Notion para docentes [Video]. YouTube. https://youtube.com/live/Hms5a3zc2GY
